Списание кодов маркировки в «Честном знаке»: способы, причины, инструкция

Списание кодов маркировки в «Честном знаке»: способы, причины и пошаговая инструкция

Обновлено в августе 2026 · 11 минут чтения · #маркировка #ЧестныйЗнак #кодDataMatrix #1С

Коротко: списание (вывод из оборота) — это регистрация в системе «Честный знак» факта, что товар с кодом DataMatrix выбыл из оборота — продан, испорчен, использован, уничтожен или передан по другому основанию. После этого код получает статус «Выбыл» и не может быть повторно продан или отсканирован как «живой». Сделать это можно тремя способами: автоматически через кассу при обычной продаже, вручную через личный кабинет «Честного знака» или массово через 1С и другие учётные системы. В статье — все причины списания, разбор трёх способов, как оформить акт и на что чаще всего ошибаются.

Списание и вывод из оборота — это одно и то же?

В обиходе оба термина используют как синонимы, но между ними есть нюанс. «Вывод из оборота» — общее понятие: любая регистрация в ГИС МТ факта, что код и связанный с ним товар больше не участвуют в дальнейшей продаже (продажа через кассу, использование, уничтожение, экспорт и т.д.). «Списание» чаще используют в более узком смысле — когда выводят из оборота именно бракованный, испорченный или физически утраченный товар вместе с кодом, то есть один из частных случаев вывода из оборота. На практике в личном кабинете «Честного знака» и в 1С оба термина используются как названия документов и в зависимости от товарной группы могут называться по-разному — важна не формулировка, а то, что причина выбытия выбрана верно и подтверждена документом.

Когда нужно списывать коды маркировки: все причины

Причина выбытия товара напрямую влияет на то, какой документ и способ списания использовать. Основные причины:

• Розничная продажа — самая массовая причина, списывается автоматически через кассу.
• Истечение срока годности до продажи — товар списывается как непригодный к реализации.
• Порча, бой, утрата товарного вида — товар физически повреждён и не может быть продан.
• Недостача, выявленная при инвентаризации — расхождение между учётными и фактическими остатками.
• Использование на собственные нужды компании — например, канцелярия, инвентарь, тестовые образцы.
• Использование в производстве или при оказании услуг — сырьё, расходные материалы, инструменты в салонах красоты и мастерских (подробнее — в статье про маркировку товаров личной гигиены).
• Безвозмездная передача — дарение, благотворительность, внутреннее перемещение без продажи.
• Уничтожение или утилизация — товар нельзя ни продать, ни использовать.
• Экспорт за пределы ЕАЭС — товар покидает зону действия российской маркировки.
• Продажа через вендинговые автоматы или по государственному контракту — специальные основания со своим документооборотом.
• Повреждённый или нечитаемый код — отдельный частый случай, для него на сайте есть отдельная подробная инструкция: «Потеря или порча кода маркировки».

Каждая причина выбирается из справочника при создании документа — она должна соответствовать тому, что реально произошло с товаром, и по возможности подтверждаться первичным документом (актом, накладной, приказом о списании).

Три способа списать коды маркировки

Способ 1. Автоматическое списание через кассу

При обычной продаже кассир сканирует код DataMatrix 2D-сканером, касса с поддержкой ФФД 1.2 передаёт код в чек и через оператора фискальных данных — в «Честный знак». Модуль ТС ПИоТ на кассе дополнительно проверяет код перед продажей в разрешительном режиме — блокирует продажу товара с истёкшим сроком годности, повторно используемым или не введённым в оборот кодом. Дополнительных действий продавцу не требуется: списание (вывод из оборота по причине «реализация») происходит автоматически в момент пробития чека.

Способ 2. Вручную через личный кабинет «Честного знака»

Подходит для единичных и нерегулярных случаев — испортился один-два товара, обнаружена недостача, часть партии израсходована на нужды компании.

Способ 3. Через 1С и другие учётные системы

Если списания регулярные и по многу позиций — производство использует сырьё, общепит списывает ингредиенты в блюда, розница регулярно фиксирует недостачи — вручную сканировать каждый код в личном кабинете неудобно и долго. При настроенной интеграции 1С (или МойСклад, СБИС и др.) с API «Честного знака» списание оформляется тем же документом, которым компания и так фиксирует операцию во внутреннем учёте:

• «Списание товаров» — порча, брак, недостача, истечение срока годности.
• «Расход материалов на собственные нужды» — использование в производстве или при оказании услуг.
• Отраслевые документы — например, акт списания на производство в общепите (см. кейс в статье про «Честный знак» для кафе и ресторанов).

Учётная система сама формирует и подписывает XML-документ, собирает коды из проведённой операции и отправляет в ГИС МТ — вручную сканировать и подбирать коды не нужно. Это не отменяет требование к первичному документу-основанию: акт или приказ на списание всё равно нужен, просто он оформляется во внутреннем учёте, а не в личном кабинете «Честного знака» отдельно.

Как составить акт списания

Жёсткой единой формы акта именно «для Честного знака» законом не установлено — подтверждающим документом может быть любой акт, фиксирующий факт и причину выбытия товара. На практике розница чаще всего использует унифицированную форму ТОРГ-16 («Акт о списании товаров») — она привычна бухгалтерии и покрывает большинство причин (порча, истечение срока годности, брак). В акте должны быть:

• номер и дата составления;
• состав комиссии, уполномоченной руководителем на списание, и подписи её членов;
• наименование и количество списываемых товаров, при необходимости — с кодами DataMatrix или их партией;
• причина списания (порча, истечение срока, недостача и т.д.) со ссылкой на основание — приказ, результаты инвентаризации;
• стоимость списываемых товаров.

Именно номер и дату этого акта нужно будет указать при оформлении документа в личном кабинете «Честного знака» или в 1С — система не проверяет сам акт, но при проверке контролирующими органами расхождение между актом и данными ГИС МТ станет поводом для вопросов.

Что если списали код по ошибке

Если документ на вывод из оборота отправлен по ошибке — не тот товар, не та причина, задвоение — самостоятельно отменить его в личном кабинете обычно нельзя: подписанный УКЭП документ юридически значим. В этом случае нужно обратиться в поддержку оператора «Честного знака» с пояснением ситуации и, если требуется, оформить корректировочный документ. Поэтому перед подписанием стоит один раз внимательно сверить список кодов и причину — особенно при массовом списании через файл или интеграцию.

Особенности для маркетплейсов (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет)

Схема списания зависит от модели работы:

• FBO (склад маркетплейса) — вы передаёте код на баланс маркетплейса через ЭДО при отгрузке, дальше маркетплейс сам выводит код из оборота в момент продажи покупателю.
• FBS (свой склад) — код остаётся на вашем балансе, и вывести его из оборота при продаже обязаны вы сами — вручную или через API маркетплейса, если он поддерживает автоматическую передачу в «Честный знак».

Типичная ошибка продавцов на FBS — считать, что маркетплейс сам всё спишет: если интеграция не настроена, коды повисают в обороте, и это всплывает при следующей сверке остатков.

Штрафы за нарушения при работе с выводом из оборота

Ответственность наступает не только за продажу немаркированного товара, но и за неотражение операций в ГИС МТ — по ст. 15.12.1 КоАП РФ:

• Непредставление сведений об обороте или выводе из оборота товара — для ИП и должностных лиц от 1 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц от 50 000 до 100 000 ₽.
• Производство, хранение, перевозка, продажа товара без надлежащей маркировки (в т.ч. если код не выведен из оборота вовремя и товар фактически продан «мимо системы») — по ст. 15.12 КоАП РФ: ИП и должностные лица — от 5 000 до 10 000 ₽, юрлица — от 50 000 до 300 000 ₽, с конфискацией товара.

При крупном и систематическом нарушении возможна уголовная ответственность по ст. 171.1 УК РФ.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли касса, чтобы списать товар, который не продаётся, а используется в услуге?

Нет. Товары, которые используются для оказания услуги (например, инструменты в салоне красоты или продукты в общепите), выводятся из оборота актом использования или производственным документом — сканировать их на кассе не нужно.

Можно ли списать коды маркировки без акта?

Формально в личном кабинете можно оформить документ и без прикреплённого файла акта, указав только реквизиты. Но при проверке контролирующие органы вправе запросить сам акт — если его не окажется, причина списания будет считаться неподтверждённой.

Чем списание отличается от возврата из оборота при отказе от покупки?

Это разные операции: возврат непроданного товара от покупателя возвращает код в оборот (товар снова можно продать), а списание — окончательно выводит его из оборота. Если возвращённый товар оказался с повреждённым при использовании кодом — это уже сценарий из статьи «Потеря или порча кода маркировки».

Как быстро нужно оформить вывод из оборота после события?

Единого срока «на всё» законом не установлено — конкретные сроки передачи сведений заданы для отдельных операций (например, 5 рабочих дней на корректировку по УКД при расхождении с поставщиком). Разумная практика — оформлять списание в тот же день, когда зафиксирован факт: инвентаризация, порча, приказ о списании, — чтобы данные в 1С и в «Честном знаке» не расходились по датам.

Как РОКАС помогает с оформлением списаний

Специалисты РОКАС настраивают полный цикл работы с маркировкой — от приёмки до списания:

• Интеграция 1С, МойСклад или iiko с «Честным знаком» — автоматическая передача документов на списание без ручного сканирования каждого кода.
• Настройка кассы с ФФД 1.2 и модулем ТС ПИоТ — корректное автоматическое списание при продаже.
• Подбор 2D-сканеров и ТСД для инвентаризации и массового списания на складе.
• Консультации по причинам списания и структуре подтверждающих документов под конкретную товарную группу.