В 2025 году ЕГАИС — обязательная система для всех, кто работает с алкоголем: от крупных производителей до небольших кафе и магазинов. Без неё продавать спиртное законно невозможно, а за нарушения грозят крупные штрафы.

В этой статье разберём, как работает ЕГАИС, кому она нужна, какие правила действуют в рознице и общепите, а также что делать, чтобы избежать штрафов.

Что такое ЕГАИС и зачем он нужен?

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это система, через которую государство контролирует движение алкоголя. 

Любой бизнес, связанный с продажей спиртного, обязан передавать в нее данные о приемке, перемещении и реализации продукции.

Зачем это нужно? 

Чтобы исключить с рынка контрафактный алкоголь и обеспечить безопасность потребителей. ЕГАИС позволяет проследить путь каждой бутылки от производителя до покупателя, что делает рынок прозрачным и законным.

Кому нужно подключаться к ЕГАИС?

С системой обязаны работать:

— производители алкоголя

— оптовики и дистрибьюторы

— магазины, бары, рестораны, кафе, продающие алкоголь

Даже если у вас небольшой бар с парой коктейлей на основе ликера, без ЕГАИС не обойтись. Исключение — кондитеры, которые используют спиртное в выпечке.

Как работает ЕГАИС?

Система фиксирует каждый этап движения алкоголя.

1. Производитель или импортер сообщает, сколько товара выпущено или ввезено.
2. Оптовик передает продукцию в магазин или кафе и оформляет электронную товарно-транспортную накладную (ТТН).
3. Розничный продавец получает накладную, сверяет фактическое количество и подтверждает приемку в системе.

При продаже крепкого алкоголя кассир сканирует марку, данные передаются в ЕГАИС, и бутылка списывается. 

В общепите алкоголь списывается при вскрытии бутылки или приготовлении коктейля.

Что важно знать про ЕГАИС в рознице?

Приемка товара

При получении алкоголя от поставщика важно:

1. Проверить, совпадает ли количество бутылок в накладной и фактически.
2. Сверить данные в бумажной и электронной ТТН.
3. Внести алкоголь в учетную систему и подтвердить поставку в ЕГАИС.

Срок на подтверждение — 1 рабочий день.

Продажа

Крепкий алкоголь продается строго поштучно, каждая бутылка маркируется специальным кодом. Пиво и слабоалкогольные напитки фиксируются партиями, а не поштучно.

Отчет о продаже пива сдается раз в квартал, а о продаже крепкого алкоголя — автоматически через систему.

Особенности ЕГАИС в общепите

Рестораны и бары обязаны фиксировать не только продажу бутылки, но и расход алкоголя на порции.

С 1 июля 2024 года действует новый принцип:

—> Вскрытая бутылка не считается проданной.

—> В систему вносится информация, сколько миллилитров использовано в коктейлях и блюдах.

Если списания не будет — можно нарваться на штраф.

Что грозит за нарушения?

Работа без ЕГАИС = штраф от 150.000 рублей для юрлиц и 15.000 рублей для ИП.

Не подтвердили приемку алкоголя или не передали данные о продаже? Тоже нарушение, и могут оштрафовать.

Как подключиться к ЕГАИС?

Чтобы начать работу с системой:

Шаг 1: Купите защищённый USB-носитель

Для работы с ЕГАИС понадобится электронная подпись. Подойдут JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0, которые можно приобрести в аккредитованных удостоверяющих центрах (их список есть на сайте Минцифры). Если у вас несколько магазинов или точек общепита, для каждой нужен отдельный ключ.

Шаг 2: Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Руководители компаний и ИП могут бесплатно оформить КЭП в налоговой. Для сотрудников подпись выдаётся в удостоверяющих центрах платно.

Шаг 3: Авторизуйтесь в личном кабинете ЕГАИС

Работать в системе можно только через Internet Explorer или Microsoft Edge (в режиме эмуляции IE).

Шаг 4: Сгенерируйте RSA-ключ

Он нужен для безопасного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Его генерация проходит на сайте системы. Если у бизнеса несколько подразделений, каждому требуется свой RSA-ключ.

Шаг 5: Установите транспортный модуль (УТМ)

Это программа, передающая данные о закупках и продажах в Росалкогольрегулирование. Её можно скачать во время регистрации личного кабинета ЕГАИС.

Шаг 6: Настройте интеграцию УТМ с учётной системой

Сам по себе УТМ не имеет интерфейса, поэтому его нужно связать с товароучетной системой.

Шаг 7: Подключите кассовую программу

Кассовое ПО должно поддерживать работу с ЕГАИС и синхронизацию с УТМ, чтобы корректно передавать данные о продаже алкоголя.

Если в бизнесе есть алкоголь, без ЕГАИС не обойтись. Система нужна для законной торговли, предотвращения штрафов и исключения подделок. Важно соблюдать правила приема и учета продукции, вовремя подтверждать поставки и корректно списывать товар при продаже.

Если вам нужна помощь в подключении к ЕГАИС или есть вопросы по работе системы — мы в РОКАС всегда на связи. 

Оставьте заявку на консультацию, и мы поможем подключиться к систему и правильно автоматизировать ее работу.