Перед началом работы с кассовым аппаратом необходимо поставить его учет в налоговой инспекции и ввести в эксплуатацию. Ввод в экслуатацию проходит в несколько этапов.
Для постановки на учет в ИФНС требуются документы на кассовый аппарат (паспорт контрольно-кассовой техники). В паспорте ККТ указаны все сведения о кассовом аппарате, включая рекомендуемые условия его использования.
Сотрудником АСЦ программируется кассовая техника – в нее вводятся данные о реквизитах хозяйствующего субъекта, которые будут указаны при печати кассовых чеков.
Далее производится фискализация контрольно-кассового аппарата, пробивается контрольный чек, оформляется первый отчет по кассе, то есть проверяется готовность ККТ к работе. Информация о регистрации кассы передается в ИФНС для внесения базу данных о ККТ. Организации или предпринимателю выдается карточка регистрации ККТ.
Эту карточку владелец кассового аппарата обязан хранить у себя и сдать лишь после снятия техники с учета. При этом в случае утери, хищения или привидения в негодность данного документа можно написать заявление в налоговую инспекцию, и та должна выдать дубликат карточки с записями обо всех производимых с контрольно-кассовой техникой операциях.
Лишь после проведения всех процедур регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе налогоплательщик вправе применять указанную технику при осуществлении наличных денежных расчетов.