Как кассиру работать в ЕГАИС: памятка для сотрудников магазина (2026)
⚠️ ВАЖНЕЙШЕЕ ИЗМЕНЕНИЕ С 1 АПРЕЛЯ 2026 ГОДА!
Розничным продавцам больше не нужно отправлять в ЕГАИС отчёты о продажах пива (акты списания с основанием «Реализация»). Данные о продажах пива будут автоматически передаваться в ЕГАИС из системы «Честный знак».
До 1 апреля 2026 года продолжайте работать по старым правилам — списание пива через ЕГАИС обязательно.
Эта памятка создана специально для кассиров. Здесь нет сложной теории — только понятные алгоритмы, которые помогут избежать ошибок и штрафов. Рекомендуем распечатать её и повесить на видном месте в кассовой зоне.
Что должен знать каждый кассир о работе с алкоголем
- Крепкий алкоголь (водка, коньяк, виски, вино крепче 7%) — учитывается по каждой бутылке через акцизную марку (ФСМ). Сканировать обязательно.
- Слабый алкоголь (пиво, сидр, медовуха) — в ЕГАИС учитывается партиями, но каждая единица маркирована кодом DataMatrix в системе «Честный знак». Сканировать код на кассе нужно для проверки легальности и списания марки.
- Для сканирования акцизных марок и DataMatrix нужен 2D-сканер. Обычный лазерный сканер не подходит.
- Касса должна работать с ФФД 1.2 — это обязательное требование для продажи маркированных товаров.
🥃 Работа с крепким алкоголем (водка, коньяк, вино и др.)
Приёмка товара (для старшего кассира или администратора)
- Поставщик присылает электронную накладную в УТМ и УПД в ЭДО.
- В течение 3 рабочих дней необходимо сверить фактический товар с документами.
- Если товар совпадает — подтвердите приёмку в УТМ. Если есть расхождения (бой, недовоз, пересорт) — оформите акт расхождений.
Продажа на кассе: пошаговая инструкция
- Возьмите товар — убедитесь, что на бутылке есть акцизная марка (ФСМ) с двумерным кодом.
- Отсканируйте код 2D-сканером — наведите сканер на марку, дождитесь звукового сигнала. Код должен считаться с первого раза. Если не читается — попробуйте ещё раз или введите вручную (если такая возможность есть).
- Проверьте, что товар появился в чеке — наименование, цена, количество должны отображаться корректно.
- Примите оплату и закройте чек — после закрытия чека данные о продаже автоматически уйдут в ЕГАИС (через УТМ) и в «Честный знак» (для маркировки).
Типичные ошибки при работе с крепким алкоголем
| Ошибка | Чем грозит | Как исправить |
|---|---|---|
| Не отсканировали акцизную марку | Продажа не зафиксируется в ЕГАИС → расхождение на камеральной проверке → штраф до 200 000 ₽ | Оформить чек коррекции (если позволяет ПО). В некоторых случаях — акт списания |
| Сканер не читает марку | Замедление работы, очередь, риск ошибки | Проверить настройки сканера, очистить стекло. Если не помогает — вызвать техспециалиста |
| Продажа алкоголя без акцизной марки | Товар считается нелегальным → изъятие и штраф | Не принимать такой товар на реализацию. Сообщить администратору |
🍺 Работа со слабым алкоголем (пиво, сидр, медовуха)
С 1 апреля 2026 года: списание пива в ЕГАИС (акты с причиной «Реализация») отменяется. Данные о продажах пива будут автоматически поступать в ЕГАИС из «Честного знака».
До 1 апреля 2026 года: продолжаем работать по старой схеме — списание в ЕГАИС обязательно.
Приёмка пива (пошаговая инструкция для администратора / кладовщика)
С 2026 года действует двойная система контроля: пиво учитывается и в ЕГАИС, и в «Честном знаке» (маркировка кодами DataMatrix). Чтобы товар корректно встал на баланс, важно соблюдать строгую последовательность действий.
- Подтвердите поступление в ЕГАИС — зайдите в раздел приёмки, найдите ТТН от поставщика, сверьте количество и объём, подтвердите. Это первый и самый важный шаг, без него дальнейшие действия невозможны.
- Примите УПД в системе «Честный знак» через ЭДО — откройте кабинет ЭДО (Контур.Диадок, СБИС, ЭДО Лайт), найдите универсальный передаточный документ от поставщика, сверьте с данными из ЕГАИС, подпишите своей электронной подписью и отправьте обратно поставщику.
- Физически примите товар — сверьте ассортимент и количество с подтверждёнными электронными документами (и из ЕГАИС, и из УПД).
- Оприходуйте товар в учётной системе (1С, ваше кассовое ПО). Только теперь товар можно выставлять на продажу.
Продажа пива на кассе
Пиво в упаковке (бутылки, банки):
- Отсканируйте код DataMatrix на упаковке.
- Касса в режиме онлайн проверит код в системе «Честный знак» (разрешительный режим).
- Если код действителен — продажа разрешена. Если код недействителен (подделка, уже продан, истёк срок годности) — продажа заблокируется.
- После закрытия чека код маркировки автоматически выбывает из оборота, а данные о продаже передаются в ЕГАИС (с 1 апреля 2026 — автоматически).
Пиво на розлив:
- При первой продаже из новой кеги кассир сканирует код DataMatrix на кеге (если настроено).
- В чеке выбирается товар (например, «Пиво светлое, 0,5 л») и указывается объём.
- Сам код кеги повторно не сканируется при каждой продаже.
- Остатки в кеге списываются автоматически по данным кассы.
⚙️ Настройки кассы и УТМ (для администратора)
Проверка связи с УТМ (для ПО ШТРИХ-М)
- В программе зайдите в раздел «ЕГАИС» или «Настройки торговли алкоголем».
- Установите флаг «ЕГАИС Розница».
- Укажите IP-адрес и порт УТМ (обычно localhost:8080).
- Нажмите «Проверка связи». Если связь есть, отобразится версия УТМ и идентификатор организации.
Демо-режим
Если в настройках установлен «Демо-режим», данные в ЕГАИС не отправляются, а на чеке печатается пометка «ДЕМО-РЕЖИМ». В рабочем режиме этот флаг должен быть снят.
❌ Типичные ошибки кассиров и как их избежать
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Пробивают крепкий алкоголь без сканирования акцизной марки | Спешка, незнание | Всегда сканировать марку. Если не читается — позвать администратора |
| Путают коды: сканируют штрихкод товара вместо акцизной марки | Не различают коды | Научить: акцизная марка — это квадратный 2D-код, линейный штрихкод — для ценника |
| Пытаются продать пиво без сканирования DataMatrix | Не знают о маркировке | Объяснить, что для пива тоже нужен 2D-сканер |
| После 1 апреля 2026 пытаются вручную списать пиво в ЕГАИС | Привычка | Система откажет в фиксации. Нужно объяснить, что списание теперь автоматическое |
| Не обращают внимание на сообщения кассы | Невнимательность | Если касса выдала предупреждение или ошибку — остановиться и позвать администратора |
| Принимают пиво, подтвердив только в ЕГАИС (или только в ЧЗ) | Незнание порядка | Сначала ЕГАИС, затем ЧЗ (УПД), иначе товар не встанет на баланс |
📋 Что делать, если...
...сканер не читает акцизную марку
- Попробуйте отсканировать ещё раз под другим углом.
- Проверьте, нет ли на марке повреждений или наклеек.
- Если не читается — введите код вручную (если программа позволяет) или отложите товар и сообщите администратору.
...касса выдала ошибку при продаже алкоголя
- Запишите текст ошибки.
- Не закрывайте чек до выяснения причины.
- Позовите администратора или техспециалиста.
- Если ошибка связана с проверкой кода в «Честном знаке», возможно, код недействителен — продажа такого товара запрещена.
...нужно отменить чек с алкоголем
- Оформляйте возврат так же, как и продажу — сканируйте код маркировки. Товар вернётся в оборот.
📝 Шпаргалка для кассира (можно распечатать и повесить на кассу)
🔹 КРЕПКИЙ АЛКОГОЛЬ (водка, коньяк, вино)
- ✅ Обязательно сканировать акцизную марку (квадратный код) на каждой бутылке.
- ✅ Если марка не читается → позвать администратора.
🔹 ПИВО, СИДР, МЕДОВУХА
- ✅ Сканировать DataMatrix на упаковке.
- ✅ Для розлива: привязать кегу к крану (делает администратор), в чеке выбирать товар и объём.
- ❗ С 1 апреля 2026: списание в ЕГАИС не нужно, данные идут из «Честного знака» автоматически.
🔹 ПРИЁМКА ПИВА (АДМИНИСТРАТОР)
- ✅ Сначала подтвердить в ЕГАИС (ТТН).
- ✅ Затем подписать УПД в ЭДО (Честный знак).
- ✅ Только после этого физически принимать и оприходовать.
🔹 ОБЩИЕ ПРАВИЛА
- ✅ Всегда используйте 2D-сканер.
- ✅ При ошибке кассы — остановитесь и позовите администратора.
- ✅ Не продавайте алкоголь, если код не сканируется или касса блокирует продажу.
🚀 Как РОКАС помогает настроить кассы
Специалисты компании РОКАС предлагают полное сопровождение для магазинов, торгующих алкоголем:
- ✅ Обучение кассиров — проведём инструктаж прямо в вашем магазине, покажем на практике, как сканировать, что делать в нестандартных ситуациях, в том числе правильный порядок приёмки пива.
- ✅ Настройка касс и УТМ — проверим версию ФФД (должна быть 1.2), настроим связь с ЕГАИС и «Честным знаком».
- ✅ Помощь с оборудованием — подберём и настроим 2D-сканеры, которые гарантированно читают акцизные марки и DataMatrix.
- ✅ Консультации по изменениям 2026 года — расскажем, как подготовиться к отмене списаний пива с 1 апреля, чтобы ваш бизнес не столкнулся с ошибками.
📞 Хотите обучить кассиров и избежать штрафов?
👉 Закажите помощь с ЕГАИС или оставьте заявку на консультацию – выезжаем по Ростову-на-Дону и области.
Соцсети: ВКонтакте | Telegram | MAX | Дзен
✅ Работаем с ИП и юрлицами.
#ЕГАИС #памяткакассира #алкогольныйучет #обучениеперсонала #крепкийалкоголь #пиво #маркировка #ЧестныйЗнак #2Dсканер #ФФД1.2 #РОКАС #РостовнаДону
